¿Cómo utilizar Teams para mejorar la comunicación interna en tu empresa?
Para mejorar la comunicación interna utilizando Teams, es importante seguir algunos pasos clave:
Uso de Menciones: Asegúrate de que los mensajes importantes lleguen a las personas adecuadas utilizando @menciones en los chats y publicaciones.
Centralizar la Comunicación: Usa canales para temas específicos, de manera que toda la información relevante se encuentre en un solo lugar.
Chats Directos y de Grupos: Fomenta el uso de chats para conversaciones rápidas, permitiendo que las discusiones sean más ágiles y menos formales que en los correos electrónicos.
Reuniones Virtuales Eficientes: Utiliza las funciones de videollamadas para reuniones regulares, asegurando que todos estén en la misma página y puedan participar activamente.
¿Cuáles son los errores comunes al usar Teams y cómo evitarlos?
A pesar de su versatilidad, es común que los usuarios cometan ciertos errores al utilizar Teams. Aquí te indico los más frecuentes y cómo evitarlos:
No Capacitar al Equipo: Muchas veces se introduce Teams sin capacitar al equipo, lo que lleva a un mal uso de la herramienta. Ofrecer formación adecuada asegura que todos puedan aprovechar al máximo las funcionalidades de Teams.
No Organizar Canales Adecuadamente: Crear demasiados canales o tener información dispersa puede ser contraproducente. La solución es estructurar los canales de manera lógica y según las necesidades del equipo.
Ignorar las Integraciones: No aprovechar las integraciones con otras herramientas que ya se usan en la empresa es un error. Asegúrate de conectar Teams con todas las aplicaciones posibles para maximizar su utilidad.
Configurar Mal las Notificaciones: Si las notificaciones no están bien configuradas, puedes perder información importante. Ajusta las notificaciones para recibir alertas solo de los canales o mensajes críticos.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo crear un equipo en Microsoft Teams?
- Para crear un equipo en Microsoft Teams, haz clic en “Equipos” en el panel izquierdo, selecciona “Unirse o crear un equipo”, y luego “Crear equipo”. Elige un tipo de equipo, nómbralo, agrega una descripción y comienza a añadir miembros.
¿Cómo iniciar una videollamada en Teams?
- Dentro de un chat o canal, haz clic en el ícono de la cámara en la esquina superior derecha para iniciar una videollamada. También puedes programar una reunión desde el calendario de Teams.
¿Cómo compartir pantalla en Microsoft Teams?
- Durante una reunión o llamada, haz clic en el ícono de compartir pantalla ubicado en la barra de control. Luego, elige la pantalla, ventana o documento que deseas compartir con los demás participantes.
¿Cómo grabar una reunión en Teams?
- Para grabar una reunión, una vez iniciada, selecciona “Más acciones” (los tres puntos) en la barra de herramientas y elige “Iniciar grabación”. La grabación estará disponible en el chat de la reunión después de finalizarla.
¿Cómo cambiar el fondo en una videollamada de Teams?
- Antes de unirte a una reunión, haz clic en “Efectos de fondo”. Selecciona un fondo predeterminado, desenfoca tu fondo actual, o sube una imagen personalizada para usarla como fondo.
¿Cómo integrar Microsoft Teams con Outlook?
- Teams se integra automáticamente con Outlook si ambos forman parte de la misma suscripción de Microsoft 365. Puedes programar reuniones de Teams directamente desde Outlook y acceder a las grabaciones de las reuniones desde tu calendario.
¿Cómo enviar archivos en Microsoft Teams?
- Para enviar un archivo, abre un chat o canal, haz clic en el ícono de “Adjuntar” (el clip) y selecciona el archivo desde tu computadora, OneDrive, o cualquier otra ubicación de almacenamiento.
¿Cómo utilizar Planner en Microsoft Teams?
- Para usar Planner, agrega una pestaña nueva en cualquier canal o equipo, selecciona “Planner”, crea un plan, y comienza a añadir tareas, asignarlas a miembros del equipo y establecer fechas de vencimiento.
¿Cómo programar reuniones en Microsoft Teams?
- Ve al calendario en Teams y selecciona “Nueva reunión”. Introduce los detalles de la reunión, como fecha, hora y participantes, y luego envía la invitación.
¿Cómo añadir invitados externos a Teams?
- Para añadir invitados externos, ve a un equipo, selecciona “Administrar equipo”, y haz clic en “Miembros”. Luego, introduce el correo electrónico del invitado y selecciona “Agregar”.
¿Cómo activar y usar encuestas en Microsoft Teams?
- Usa la aplicación “Forms” dentro de Teams para crear encuestas. Puedes añadir una pestaña de Forms en un canal o enviar una encuesta directamente en un chat.
¿Cómo buscar mensajes en Microsoft Teams?
- Utiliza la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla de Teams. Introduce palabras clave, y Teams buscará mensajes, archivos o personas que coincidan con tu búsqueda.
¿Cómo organizar canales en Teams?
- Los canales pueden organizarse creando subcanales dentro de un equipo. También puedes anclar los canales más usados para un acceso rápido o categorizar temas específicos en canales dedicados.
¿Cómo silenciar notificaciones en Microsoft Teams?
- Para silenciar notificaciones, ve a la configuración de Teams, selecciona “Notificaciones” y ajusta tus preferencias. También puedes silenciar un chat específico haciendo clic en los tres puntos y seleccionando “Silenciar”.
¿Cómo eliminar un mensaje en Microsoft Teams?
- Para eliminar un mensaje, pasa el cursor sobre el mensaje que deseas eliminar, haz clic en “Más opciones” (los tres puntos) y selecciona “Eliminar”.
¿Cómo administrar permisos en un equipo de Teams?
- Ve a “Administrar equipo” y selecciona “Configuración”. Desde aquí, puedes ajustar los permisos de los miembros, como quién puede crear canales, eliminar mensajes o añadir aplicaciones.
¿Cómo usar Teams en dispositivos móviles?
- Descarga la aplicación de Microsoft Teams desde la tienda de aplicaciones de tu dispositivo móvil. Inicia sesión con tu cuenta y accede a las mismas funciones disponibles en la versión de escritorio, adaptadas para móviles.
¿Cómo grabar y transcribir reuniones automáticamente en Teams?
- Activa la grabación automática en la configuración de la reunión. Luego, habilita la opción de transcripción para que Teams registre la conversación y la convierta en texto.
¿Cómo utilizar la pizarra en Microsoft Teams?
- Durante una reunión, selecciona “Compartir pantalla” y elige “Pizarra”. Todos los participantes podrán dibujar y escribir en la pizarra en tiempo real.
¿Cómo cambiar el idioma en Microsoft Teams?
- Ve a “Configuración” en Teams, selecciona “Idioma”, y elige el idioma deseado. Teams se reiniciará para aplicar los cambios.